نحوه آغاز شغل می تواند دلیل سرانجام آن باشد - وبلاگ لاوان

به گزارش وبلاگ لاوان، نویسنده: Mitra Kalita؛ در گذشته وقتی نیروی جدیدی وارد سازمان می شد، یکسری مراحل اداری را یکی پس از دیگری طی می کرد تا کارش را به عنوان کارمند رسما آغاز کند؛ کار هایی مثل پر کردن فرم های استخدام، دریافت کارت شناسایی، ثبت اثر انگشت و مطالعه قوانین و مقررات آن شرکت.

اما این روز ها در بعضی سازمان ها، نیرو های نو علاوه بر گذراندن روال اداری، فرآیند های دیگری را نیز پشت سر می گذارند تا با محیط نو و فرهنگ آن آشنا شوند.

به مجموعه این فرآیندها، معارفه سازمانی (Employee Onboarding) می گویند. فرآیند معارفه اگر به درستی طراحی و اجرا گردد، مزایای بسیاری برای خود کارمند و سازمان دارد. اما پس از وقوع بحران کرونا و استعفای فله ای کارکنان در بعضی کشور ها از جمله ایالات متحده، به نظر می رسد توجه چندانی به این مقوله نمی گردد.

طی یک سال اخیر در بعضی کشور های جهان به ویژه ایالات متحده و چین، شاهد پدیده عجیبی بوده ایم: موجی از کارکنان، شغل های خود را ترک می نمایند و این اتفاق، آنقدر ادامه دار شده که برایش یک نام انتخاب نموده اند: استعفای دسته جمعی یا استعفای بزرگ.

مدتی پس از شیوع ویروس کرونا، نرخ استعفا در این کشور ها سر به فلک کشید. طبق گزارش اخیر مرکز آمار کار آمریکا، در جولای 2021 بیش از 4 میلیون نفر در آمریکا از مشاغل خود استعفا داده اند.

موج استعفا ها در آوریل به اوج رسید و از آن موقع به بعد، به شکلی غیرطبیعی بالا مانده. محققان دلیل اصلی را کرونا می دانند. تعطیلی شرکت ها و در خانه ماندن کارکنان در روز های نخست شیوع بیماری، به آن ها فرصتی داد تا درباره راستا حرفه ای خود، شرایط کار و اهداف بلندمدتشان تنو نظر نمایند.

در بسیاری از کشور ها کارمندان هنوز به محل کار بازنگشته اند و کماکان دورکاری می نمایند. بسیاری از نیرو های کار در سراسر جهان، از این توفیق اجباری به وجد آمدند و انعطاف پذیری و آزادی عملی که دورکاری دارد، برایشان خوشایند بود.

کارکنان جوان نیز در این دوران، در پی ایجاد توازن میان کار و زندگی شخصی هستند. از میان خیل بزرگ کسب وکار های ضربه خورده، رستوران ها و هتل ها بیشترین آسیب را از این موج استعفا دیدند چرا که یکی از پیش احتیاج های این مشاغل، تعاملات حضوری است. طبق گزارش ادوبی، بخش اعظمی از این مهاجران، جوانان نسل Y و Z هستند که بیش از سایر نسل ها از شغل خود ناراضی بوده اند.

پیش بینی شده که طی سال آینده، نیمی از این جوانان، شغل خود را ترک خواهند کرد و در پی کار های نو خواهند بود؛ و جالب اینجاست با وجودی که سازمان ها از این رویداد، آسیب های جدی دیده اند، اما هنوز از یکی از مهم ترین مراحل راستا حرفه ای که می تواند عامل استعفا باشد، غافلند: نحوه شروع یک شغل.

طبق گزارش وب سایت Jobvite، چیزی حدود 28 درصد از کارکنان، در همان 90 روز اول، از شغل نوشان استعفا می دهند و این رقم رو به افزایش است.

این وب سایت در این گزارش آورده: نحوه تعامل کارمند نو با فرهنگ شرکت، یکی از عوامل معین نماینده در پیروزیت او در آینده است. مدیران استخدام و کارشناسان منابع انسانی همزمان با معرفی فرهنگ سازمان به نیروی نو، باید خوب دقت نمایند که او نسبت به فرهنگ سازمان، چه واکنشی نشان می دهد.

اخیرا یک میم:meme (جوک تصویری) در فضای مجازی ترند شده با این مضمون که چطور شروع شد، چطور انتها یافت. در حوزه شغلی، ما معتقدیم که نحوه شروع یک شغل، می تواند دلیل انتها آن باشد.

انتقال فرهنگ یک سازمان همواره سخت است و معمولا در تعاملات محیط کار، چیز هایی دست آدم می آید که در هیچ کتاب هدایت پیدا نمی گردد.

اما این روز ها با یک چالش جدی روبه رو هستیم و آن هم این است که فرهنگ بسیاری از شرکت ها در حال دگرگونی است، به دلایل مختلفی مثل دورکاری یا کار ترکیبی، نگرانی ها در رابطه با سهیم سازی همه کارکنان، ترس از فرسودگی و لزوم ادامه داشتن کسب وکار. سیستم ها و برنامه های معارفه که در ابتدای سال 2020، کاملا موثر بودند، حالا از مد افتاده و ناکافی هستند.

احتیاج ها تغییر نموده و برای همگامی با این تحولات، باید نحوه استخدام را تغییر دهید.

مراحل معارفه در سازمان های مختلف، فرق دارد، اما یک فرآیند معارفه موثر، می تواند شامل این مراحل باشد: خوشامدگویی به کارمند نو به صورت حضوری یا ایمیل، آماده سازی نیرو های قدیمی برای ورود کارمند نو، آماده سازی محیط و میز کار نیروی نو، در اختیار قرار دادن اطلاعات و منابع لازم به او، معرفی او در جمع کارکنان، آموزش ابزار ها و روش های نو و پیگیری فرایند یادگیری او.

معارفه سازمانی اگر به درستی طراحی و اجرا گردد، تجربه کارمند نو ارتقا می یابد، مشارکتش در امور بیشتر می گردد، جذب و حفظ نیرو ها آسان تر می گردد و همه این ها در نهایت به شکل گیری یک فرهنگ سازمانی قدرتمند و بازدهی بالای کارکنان منجر می گردد.

حالا علاوه بر در نظر گرفتن این موارد، باید یک نکته دیگر را هم لحاظ کنید: معارفه نیرو های دورکار که پس از پاندمی، تعدادشان دوچندان شده. راه حل های ما برای معارفه این کارکنان از این قرارند:

فرق داردخدام کنید

دیوید پاکتر در کتاب نوش به نام رهبری از راه دور می گوید شرکت هایی که طرح کار از خانه یا WFH را به اجرا درآورده اند، باید حالا معیار های استخدام خود را تغییر دهند که با دوران قبل از کرونا، احتمالا فرق دارد.

او در بخشی از کتاب آورده: کلید پیروزیت شما در ایجاد یک سازمان مبتنی بر کار از خانه، استخدام است. بعضی از آدم ها صرف نظر از تجربه و مهارت هایشان، نمی توانند دورکاری نمایند، چون بازدهی و اثربخشی لازم را از راه دور ندارند.

به باور او، این کارکنان احتیاج دارند که محیط کارشان پویا و پر جنب و جوش باشد، از همکارهایشان انگیزه بگیرند و رئیسشان در جوارشان حضور داشته باشد. در حالی که دورکاری یا کار ترکیبی، متکی به این ویژگی هاست: انگیزه گرفتن از خود، تمرکز، دیسیپلین، توانایی مربیگری و یادگیری، مسوولیت پذیری و فروتنی.

پاکتر که هم بنیان گذار پلت فرمی به نام جامپ کرو است، پیشنهاد می نماید از کارجویان بپرسید کار از خانه چه تغییری در آرمان های حرفه ای شان ایجاد نموده و حالا که دورند، چطور روی کار متمرکز می شوند و با اعضای تیم و سازمان، ارتباط خود را حفظ می نمایند.

او می گوید: وقتی ماه عسل شغلی تمام می گردد، آدم ها خیلی راحت می توانند استعفا دهند. ماه عسل، همان روز ها و ماه های اول اشتغال به کار در یک شرکت نو است. بنابراین، سوال دیگری که باید پرسید این است که نیرو های نو، چقدر نسبت به نقش خود و سازمان، اشتیاق دارند؟

همان لحظه ای که کارجو، پیشنهاد را پذیرفت، معارفه را شروع کنید

شرکت فورد اخیرا دست به یک نوآوری زده. قبل از اینکه کارمند نو کارش را شروع کند، آن ها لپ تاپ و سایر ملزومات را به خانه او می فرستند.

کرستن رابینسون، مدیر ارشد تجربه کارکنان این شرکت می گوید: ما بعلاوه پرتال آنلاین خود را طوری طراحی کردیم که نیرو های نو بتوانند فرم های پیش از اشتغال را آنلاین پر نمایند و به اطلاعات مفیدی در رابطه با میراث، تاریخچه و فرهنگ شرکت دسترسی پیدا نمایند.

هرچه نیروی نو، کار های بیشتری را قبل از شروع به کار انجام دهد، نخستین هفته رسمی شروع به کار برایش آسان تر می گردد. برای خیلی ها، اینکه گزارش خود را به یک آدم یا در یک فضای فیزیکی ارائه ننمایند، عجیب است.

سابقا، بعضی از ما وقتی کار نوی را قبول می کردیم، یک دست لباس نو می خریدیم. یا حداقل، یک کیف نو. یک شغل نو، فرصتی برای ریست کردن زندگی است. اما حالا برای کارکنان دورکار، شروع یک شغل نو یعنی یک ایمیل نو بسازی و وارد سیستم شرکت شوی. پس، کارفرما ها باید کاری نمایند که هیجان و آمادگی افراد برای تغییر، بیشتر گردد.

ارائه تکنولوژی و مستندات، کلید یک شروع بی دردسر هستند

موسسه گالوپ پس از سال ها تحقیق به این نتیجه رسیده که یکی از ویژگی های یک تیم پیروز و مشارکتی این است که کارمند ها به ابزار های مورد احتیاجشان برای انجام کار خود دسترسی داشته باشند.

این شاید ساده به نظر برسد، اما ارائه تکنولوژی مناسب به کارکنان نو، این را میسر می نماید و به آن ها این پیغام را می دهد که شما کارفرمای متعهدی هستید.

مستندات، مثل دفترچه های راهنما یا ویدئوها، یکی دیگر از راه های آشناسازی کارمند نو هستند. مثلا شرکت گیتلپ، یک دفترچه راهنمای حدودا 13 هزار صفحه ای دارد که آن را در دسترس عموم قرار داده که هر آنچه ضروری است، از تاریخچه شرکت تا سیاست های سفر را در آن آورده.

شما به همه این اطلاعات احتیاج ندارید، اما برای یک نیروی نو، داشتن اطلاعات مدون درباره روش ها، هنجار ها و رسومات شرکت، بسیار مفید است.

معارفه باید از یک هفته فراتر رود

نتی نیتزبرگ، کارشناس توسعه سازمانی در فهرست نباید های معارفه می گوید: یکی از اشتباهات بزرگ مدیران، چک نکردن وظایف و پیگیری کار های روزانه با کارمند در دو هفته اول است.

باید هر روز جویای او باشید. او که هم بنیان گذار و مدیر ارشد آموزش شرکت مشاوره ساترمن کانکت است می گوید: وقتی موقع شروع به کار، در خانه اید، به مقدار کافی تنها هستید. وقتی مدیرتان به حال و احوال شما اهمیت نمی دهد، پیغام ناخوشایندی به شما می فرستد.

باید دستور کاری برای جلسات و وظایف در هفته اول تنظیم گردد و اهداف گسترده تری برای 30 تا 60 و 90 روز اول معین شوند.

چند نفر را به یاری اش بفرستید

بسیاری از شرکت ها توصیه می نمایند که نیروی نو، علاوه بر مدیرش، باید ارتباطات دیگری هم داشته باشد، مثل یک سیستم رفقا، برنامه آموزشی و حتی دایره همتایان که یاری نمایند سریع تر به فضا خو بگیرد.

پاکتر می گوید: ما سعی کردیم از حس غریبی و دوری به نفع خود استفاده کنیم. همتا ها و همکاران هم سطح می توانند معارفه را بر عهده بگیرند و اصول ابتدایی را در جلساتی به نیروی نو آموزش دهند.

این جلسات، باید شخصی و محبت آمیز باشند و فضایی فراهم باشد که همه بتوانند هر چیزی را زیر سوال ببرند. سوشیل چیما، مربی مدیریت اجرایی می گوید اینکه نیروی نو با چه کسانی دیدار کند و چرا، خیلی مهم است.

شما باید به نیروی نو نشان دهید که آینده روشنی را در سازمان برای او متصور هستید. نشان دادن جنبه های مختلف کسب وکار به او نیز بسیار مهم است.

بدین ترتیب، او نه تنها بهتر با نحوه عملکرد کلی سازمان آشنا می گردد بلکه فرصتی خواهد یافت تا با آدم های بیشتری دیدار کند، سوال بپرسد و ایده دهد. او هرچه از روز اول، در امور بیشتری دخیل گردد، احساس راحتی بیشتری خواهد نمود.

سهیم سازی

ایجاد محیطی که همه در امور سهیم باشند، محدود به استخدام نیرو های متنوع نیست. این باید در تمام جنبه های فرهنگ سازمان، تنیده گردد. نیتزبرگ چند روش برای ایجاد فرهنگ مبتنی بر سهیم سازی را توصیه می نماید:

1- یک چارت، شامل نام هر عضو تیم، همراه با عکسش، مدت زمان اشتغال در سازمان و اطلاعات تماسش. حتی می توانید بعضی اطلاعات جالب درباره او را هم بنویسید، مثل غذا ها یا تفریحات مورد علاقه اش. از نیروی نو هم بخواهید که اطلاعاتش را ثبت کند.

2- می توانیداز مدیر ارشد بخواهید یک پیغام خوشامدگویی ضبط کند یا به وسیله ویدئوکال، به او تبریک بگوید. مدیران واحد ها هم می توانند همین کار را انجام دهند.

یک هدیه خوشامدگویی بفرستید یا حتی یک وعده ناهار

شرکت خدمات حرفه ای Accenture طی یک سال اخیر حدود 118 هزار نیرو استخدام نموده که فقط 54 هزار نفر آن مربوط به سه ماه آخر سال بوده. مدیر ارشد این شرکت، جولی سوییت می گوید: قبل از کرونا، یکی از هیجان های شروع یک کار نو، حاضر شدن در یک مکان نو بود.

چیزی که ما به سرعت فهمیدیم این بود که افراد استخدامی ما، فقط لپ تاپشان را می بستند و لپ تاپ ارسالی ما را باز می کردند. همین! هیچ حس هیجان و ارتباطی وجود نداشت.

آن ها تصمیم گرفتند برای برطرف بخشی از این مشکل، به نیرو های نو، هدایایی بفرستند که لوگوی شرکت روی آن ها درج شده باشد. آن ها بعلاوه ده ها هزار هدست VR برای کارکنان خود خریده اند تا کارمند ها با هم در یک تجربه مجازی شرکت نمایند.

یک حرکت کوچک می تواند تاثیر بزرگی داشته باشد. مثلا همه می توانند در یک جلسه مجازی شام، یک غذای مشابه سفارش دهند یا حتی می توانید برای نیروی نو از رستوران مورد علاقه اش غذا بفرستید.

ما در دوران عدم اطمینان هستیم

یکی از دلایلی که معارفه در دوران کرونا سخت شده این است که ما در دوران سختی هستیم. تجهیز کارکنان با مهارت ها و ابزار های مورد احتیاجشان برای مدیریت عدم اطمینان، یکی از بخش های ضروری و فوری معارفه است.

مثلا در شرکت کامپیوتری دل، نیرو های نو طی دوران معارفه، با مدل چابک شرکت کاملا و عمیقا آشنا می شوند. رویکرد چابک در پروژه ها، روی توسعه تدریجی تمرکز دارد که این، مدیریت تغییر را آسان می سازد.

جنیفر فلچ، مدیر ارشد دیجیتال و اطلاعات شرکت دل می گوید: آن ها این فرآیند را طی می نمایند تا با روال ها و روش های ما آشنا شوند و با آدم های دیگر دیدار نمایند. ما این را به شکل گروهی پیاده سازی می کنیم، اما این امکان هست که نیرو ها با همه کارمند ها در سراسر شرکت دیدار نمایند.

نیرو های نو در روز های اول، با چیز های زیادی روبرو هستند و رویه هایی که برای بقیه کارمند ها جا افتاده، زمان می برد تا برای آن ها نیز جا بیفتد. به این منظور، از قلم نیاندازید که یک معارفه پیروز، شامل این سه مورد است:

ارائه ابزار ها و اطلاعات مورد احتیاج

آنالیز و ارزیابی اندازه هیجان کارمند نو نسبت به شغلش و سرمایه گذاری در حرفه او تسهیل ارتباط مداوم با همکاران در سراسر شرکت.

منبع: Charter Works

مترجم: مریم مرادخانی